إدارة الوقت

تاريخ النشر: 22 صفر 1435هـ

إدارة الوقت

إن مشكلة تنظيم و إدارة الوقت لا تختلف عن المشكلات الإدارية الأخرى التي تواجه كل فرد في عمله كل يوم وبالتالي فان هذه المشكلة شأنها شأن باقي المشكلات الأخرى يجب أن تخضع للأسس والمبادئ العملية وتحتاج إلى تشخيص وتحليل تتطلب تخطيطاً وتنظيماً ورقابة.

فتنظيم و إدارة الوقت أمر ضروري لتحقيق النجاح في العمل و الأمر متروك لك فالوقت وقتك وهو يرتبط بشخصك في المقام الأول  فذا ما تفهمت المبادئ الأساسية لإدارة الوقت وحاولت تطبيق هذه المبادئ عمليا وتحملت المشقة في تحويل هذه المبادئ إلى عادات فانك سوف تزيد من فرص نجاحك في عملك.

كذلك فإن عاداتنا وتقاليدنا وكذلك العلاقات الشخصية والعائلية تمثل في كثير من الأحيان ضغوطا لا يمكن التقليل من آثارها على الوقت المتاح للعمل خاصة في المجتمعات الشرقية، حيث يكثر السؤال عن الأهل والأصدقاء والأحوال عامة حتى في مكان العمل ولكن مما لا شك فيه أن الحرص على عنصر الوقت وترشيد استخدامه هو السبيل إلى التقدم.

كما إن إدراك الفرد للمهارات التنظيمية السليمة في أداء الأعمال هو أحد عناصر النجاح في العمل. والسكرتير في مكتبه يعمل تحت ضغط عمل وتدفق هائل من المعلومات و لإدارة العمل بكفاءة يجب ان تكون لدي السكرتير القدرة على تقييم حدود وفاعلية وكفاءة تنظيم الوقت والعمل.

الجزء الأول: إدارة الوقت

الوقت مورد اقتصادي يتسم بالندرة من وجهة النظر الاقتصادية يعتبر الوقت أحد الموارد النادرة فالاقتصاديون عادة ما يهتمون بكيفية قيام المجتمعات بتخصيص مواردها المتاحة( الأرض – العمل – المواد الخام- رأس المال) بالنسبة للاستخدامات المتعددة والمتنوعة من خلال الأجهزة والوحدات الاقتصادية مثل منظمات الأعمال والتنظيمات الاجتماعية وغيرها.

أما على المستوي الفردي فنجد أن الأفراد كذلك لديهم موارد مادية متنوعة ولكن يختلفون من حيث حجم أو كمية الموارد كما أن لديهم موارد أخرى غير مادية وتتمثل في:

الخبرة ,القدرات,المهارات

ويمثل الوقت العنصر الحاكم في كيفية استخدامنا لهذه الموارد فهو يعتبر أكثر الموارد قيمة والوقت يتميز عن غيره من الموارد بما يلي:

الوقت مورد متاح للجميع
الوقت لا يمكن ادخاره أو تخزينه
الوقت لا يمكن شراؤه أو بيعه
الوقت لا يمكن اقتراضه ، امتلاكه أو استئجاره

مفهوم إدارة الوقت

يقصد بتنظيم و إدارة الوقت الاستخدام الأمثل لجميع الموارد المتاحة – بما فيها الوقت وذلك بالأسلوب الذي كون الفرد فيه قادراً على إنجاز أهداف العمل

والأهداف الشخصية على حد سواء. إن سوء تنظيم وإدارة الوقت هو عادة سيئة يجب العمل على التخلص منها.

متطلبات تنظيم الوقت

إن تنظيم وإدارة الوقت لا تختلف عن تنظيم وإدارة العمل وبالتالي فإن تنظيم وإدارة الوقت تتطلب من كل فرد القيام بما يلي:

تحليل الوقت

وهذا يتطلب توفير بيانات كافية وتفصيلية تتعلق بكيف وأين تقضي الوقت المتاح وكذلك بيانات واضحة عن المعوقات التي تعترض استخدام الوقت بالطريقة المناسبة و بسبابها وهذا يتطلب استخدام سجل الوقت وبيان الأنشطة والأعمال اليومية التي تقوم بها وبذلك لمعرفة مقدار الوقت المستخدم في أداء هذا العمل.

تخطيط وتنظيم الوقت

التخطيط هو أحد الوظائف الرئيسية في الإدارة والشخص الناجح هو الشخص القادر على إدارة وقته سواء في العمل أو في الحياة الشخصية والتخطيط للوقت يتطلب تحديد أولويات العمل وكيفية تنفيذها فلا يجب أن ننشغل بأمور لا قيمة لها أو نضيع الوقت في أشياء قد لا تعود علينا بالنفع في المقام الأول ولكن يجب أن ينصب اهتمامنا على الأعمال الهامة فالأقل أهمية حتى يتثنى لنا أن نوظف وقتنا بطريقة سليمة كذلك يجب التنسيق بين الأعمال والأنشطة والأوقات المخصصة لها لتجنب أي تضارب أو تشابك وارتباك.

تقييم استخدام الوقت

يجب على كل فرد أن يتعامل مع الوقت بحرص ((فالوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك)) ويحاول توظيفه بالكيفية التي تعود عليه بالنفع وان يضع الخطط لذلك وان يقسم عمله ويعطيه أولويات ثم عليه أن يتابع ويحلل ويقيم المراحل السابقة سواء يوميا أو أسبوعيا ليري مدي تطبيقه الخطة التي وضعها لتنظيم وقته ومدي التزامه بها.كذلك لمعرفة مدي ملاءمتها لطبيعة وظروف العمل وهل الأمر يستلزم التعديل.

وهكذا فإن عملية إدارة الوقت هي عملية متصلة ومستمرة من التحليل والتخطيط والتنظيم والمتابعة والتقييم كما هو موضح من الشكل: 

 

الخطوات الفعالة لإدارة الوقت

العوامل المؤثرة على استخدام الوقت

هناك ضغوط يومية يتعرض لها العامل داخل العمل من داخل العمل أو تأتي من البيئة المحيطة وتشكل هذه وتلك عبئا كبيرا على استخدام الوقت فعلاقة العمل الداخلية تتمثل في علاقة الرئيس بالمرؤوسين والاتصالات مع العملاء 

وعلاقات الزملاء وأزمات وغيرها تشكل مجموعة الضغوط الداخلية التي تؤثر علي حسن التخطيط والتنظيم للوقت كما أن العوامل الخارجية المتمثلة في الأشكال والتنظيمات والعلاقات السياسية والاجتماعية والاقتصادية والثقافية تمثل هي الأخرى لونا من ألوان الضغوط التي تؤثر على التخطيط والتنظيم للوقت.

تاريخ النشر: 15 صفر 1435هـ موسوعة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء معظم أعماله، ويسجل له معلوماته، ويكتم أسراره، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملم  جيداً بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب. أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحفاظ على أسرار العمل في المؤسسة سواء كانت هذه الأسرار خاصة بالعمل أو الموظفين في المؤسسة الإشراف على جميع الأعمال الإدارية. تسهيل تدفق المعاملات، وإنجاز العمل في الوقت المطلوب. وتعد السكرتارية  هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، والبريد الوارد و الصادر و الأرشيف وتحديد مواعيد المقابلات و الاجتماعات، كل ذلك دون تضيع للوقت المستغرق و الجهد المبذول في إتمام العمل. مواصفات السكرتير الناجح اللباقة الذكاء قوة الذاكرة حسن المظهر حسن الإنصات حسن التصرف الإلمام بقواعد وقوانين العمل داخل المؤسسة كيف تكون سكرتير ناجح؟ احترام جميع فريق العمل. عدم إهدار وقت العمل في الأمور الشخصية. إتمام الأعمال، وعدم الاتكال على الآخرين إلا في الضرورة. وضع الخطط السليمة لتنفيذ الأعمال المطلوب إنجازها. إعداد الأدوات المكتبية اللازمة الكافية للعمل. تنفيذ الأعمال الصعبة أولاً حتى لا يضيع الوقت في التفكير فيها. عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب إسناد الأعمال الإضافية إليهم. المقابلات الشخصية، والاجتماعات. غياب المدير المباشر. مصاحبة المدير في زياراته و اجتماعاته التي يحضرها. العلاقات الشخصية مع الموظفين. الصراعات على فرص الترقي و التدرج في العمل. عدم تفويض سلطات العمل بشكل سليم. عدم وضع أهداف و استراتيجيات واضحة للعمل الرقابة المكثفة، والمراجعة المطولة. الأزمات المفاجئة. عدم التنسيق الجيد بين الإدارات. عدم وجود خطط سليمة للعمل. تعدد الجهات الإشرافية. كما قد توجد أيضاً ضغوط شخصية تتعرض لها السكرتارية و إدارة المكاتب مثل: عدم الانضباط تأجيل عمل اليوم إلى الغد الإهمال و الكسل عدم القدرة على رفض المزيد من المهام المسندة إليهم من قبل رؤسائهم في العمل.

السكرتارية

تاريخ النشر: 8 صفر 1435هـ

السكرتارية

تعريف السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة . 
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية . 
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة . 
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :

1. مركزية السكرتارية 
2. لامركزية السكرتارية 
3. الجمع بين المركزية واللامركزية 


أنواع السكرتارية

أولا : السكرتارية العامة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

ثانيا : السكرتارية الخاصة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله . 

ثالثا : السكرتارية المتخصصة:

ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .


1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :

§ حسن المظهر والهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
§ هدوء الأعصاب .

2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :

إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.

القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :

1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :

§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .

5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :

§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .



أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .
4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :

1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.

المقصود بها ما هي اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي

تاريخ النشر: 7 صفر 1435هـ

اولا - معالجة البريد :

1- يستلم البريد اليومي .

2- يفرز البريد اليومي .

3- يعرض البريد على المدير .

4- يوجه البريد حسب الاختصاص.

5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.

6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .

7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .

8- يسجل البريد الصادر.

9- يحفظ صورة من البريد الصادر.

10- يرسل البريد الصادر.

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:

1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.

2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.

3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.

4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.

5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.

6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.

ثالثا - اعداد المراسلات :

1- يحرر المادة المكتوبة.

2- يطبع المادة المحررة.

3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.

4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.

5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.

رابعا - تنظيم الاجتماعات :

1- يحجز قاعة الاجتماعات.

2- يوجه الدعوة للمشاركين.

3- يجهز قاعة الاجتماع.

4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.

5- يدون الملاحظات في الاجتماع .

6- يعد محضر الاجتماع.

7- يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :

1- يسجل بيانات الزوار.

2- يعرض الاجندة على المدير.

3- يجهز البيانات المطلوبة.

سادسا - استقبال زوار المدير العام :

1- يستقبل الزوار.

2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.

3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.

سابعا - ترتيب السفريات:

1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .

2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.

3- يجهز ملف السفر.

4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.

5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.

ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .

2- يصنف المحفوظات .

3- يرمز المحفوظات.

4- يفهرس المحفوظات .

5- يحفظ المحفوظات .

6- يتلف المواد المحفوظة.

7- يحضر الملفات عند الطلب.

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.

2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.

3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.

4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

1- يومن المواد والمستلزمات.

2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .

3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.

4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.

5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:

1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word

2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.

3- ينشى الجداول باستخدام Excel.

4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.

5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.

6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.

7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.

ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:

1- يستخدم جهاز الفاكس.

2- يستخدم آلة التصوير.

3- يستخدم فرامة الورق.

4- يستخدم الماسح الضوئي.

5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.

6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.

ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :

1- يغير احبار الاجهزة .

2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.

3- يصلح الاعطال البسيطة.

4- يبرمج الفاكس.

رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :

1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .

2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.

3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.

4- يتابع البرامج المتخصصة.

5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.

خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:

1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .

2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.

3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.

4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.

سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :

1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.

2- ينسق اجازات العاملين.

3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.

4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين

لكى تكون سكرتيرا ناجحا

تاريخ النشر: 7 صفر 1435هـ

مقومات السكرتير                                                                                

يتعين على السكرتير الماهر إضافة إلى تأهله تأهيلا علميا مناسبا، ضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيره من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتير في أداء عمله بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.

ومن هذه المقومات:-

1- الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح.

2- حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير- ويعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة.
ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة.

3- الحكمة والصبر: يتطلب ذلك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء، ولابد من الصبر عند مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئة، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها.

4- التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد من السكرتير بدراسة هذه المواضيع بتمعن، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.

5- أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته. حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفة مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل. لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة.

وظائف السكرتير

إن التعرف على وظائف السكرتير، يؤدي به إلى فهم وتوضيح أبعاد ومهام هذه الوظائف ودراسة مدى أهمية هذا النوع من الوظائف في كافة المنشآت.

السكرتير الخاص:

هو أحد مساعدي المدير ومعاونيه المقربين، وهو بمثابة مدير أعماله. ويتولى هذه المسؤولية في كثير من المنشآت، المتمتعون بالثقة الكاملة من جانب المدراء ورجال المال والأعمال، ومن أهم وظائف السكرتير الخاص:
1- تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية.

2- تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها.

3- الإطلاع مبكرا على الصحف، والمجلات اليومية، وتقديم ملخص واف لمديره على بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها.

4- القيام بتنفيذ بعض الأعمال نيابة عن المدير، والتي قد توفر الجهد والوقت لمديره.
5- المحافظة بشكل كامل على أسرار مديره ونشاطه.

6- إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك

7- عدم شغل مديره بالأمور البسيطة، وذلك بإنجازها نيابة عنه.

السكرتير العام:

هذا النوع من الوظائف يتولاها بإشراف كامل ودقيق، موظفو السكرتارية المتمتعون بالخبرات الطويلة، والكفاءة العالية، ومستوى الأداء الجيد، طوال فترة خدمتهم بالمنشأة ويتم اختيارهم بعناية لأداء وظيفة السكرتير العام، والسكرتير العام هو القائم بأعمال أمين سر مجلس الإدارة في المؤسسات والشركات والمنشآت العامة الاقتصادية، وأمين عام الدائرة (سكرتير الدائرة الحكومية) ومديروا إدارات السكرتارية في بعض المنشآت.

يتضمن التنظيم الإداري في المؤسسات، بصفة مستمرة وظيفة هامة وهي (السكرتير العام)، وذلك للقيام بمجموعة من الوظائف الضرورية وهي:

1- الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة، وتوزيع الأعمال عليهم، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة، وتتضمن إدارة السكرتارية، أقسام الطباعة، وأقسام البريد الوارد، والبريد الصادر، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى.

2- تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها، وإعداد تقرير عام شامل، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري.

3- إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية، ومتابعة تنفيذها.

4- حضور الاجتماعات الدورية، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسؤولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.

5- الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظره في مستوى كل منهم.

تنظيم وقت المدير

يعد تنظيم وقت المدير أحد الوظائف الرئيسية للسكرتير الخاص الناجح، لان جزءا كبيرا من وقت المدير يستغل في مقابلة الزائرين، وأصحاب المصالح، ورجال الأعمال، بهدف بحث ومناقشة الأمور المشتركة، فانه يتعين ضرورة دراسة نوعية الزائرين والواجبات التي يكلف بها السكرتير لتحقيق هذا الهدف، وهو التنظيم الجيد للوقت بحيث يتمكن المدير من استغلال وقته استغلالا نافعا وكاملا.
ومن الضروري للسكرتير الخاص التعرف على نوعية الزائرين، والمترددين على مكتبه لمقابلة المدير، وذلك بهدف دراسة نوعية الزائر، وكيفية معاملته أثناء الزيارة لما لذلك من تأثير واضح على علاقة الزائر بنشاط المؤسسة ومدى تأثير المقابلة على إيجاد حلول كثيرة للمشاكل التي قد تواجه المدير من هذه الزيارة، ونتعرض فيما يلي لبعض أنواع الزائرين والأمور التي يجب مراعاتها من جانب السكرتير، للتعرف على نوعية الزائر وكيفية معاملته، وكذلك دراسة أساليب تنظيم الوقت:

أولا: العاملون بالمنشأة:

وهم موظفوا المؤسسة التي يعمل بها السكرتير، ويتعين التفرقة بين نوعين من العاملين:

1- رؤساء المدير وزملاؤه (مديرو الإدارات الأخرى):
هذه الفئة من الزائرين تتردد على المدير بصفة مستمرة واكثر من مرة في اليوم بهدف اللقاء، والمشاركة في بحث موضوع عاجل بين الزملاء من المديرين، أو اخذ رأي في مشكلة طارئة، دون الحاجة إلى عقد اجتماع. وتهدف أيضا التنسيق المستمر في أمور العمل المشتركة فيما بينهم بغرض المساهمة في تحقيق الهدف المنشود للمنشأة التي يعملون بها، ألا وهو النجاح الكامل.
ويجب أن يعلم السكرتير دائما أن رؤساء المدير وزملاؤه لهم كامل الحرية في أي وقت للقاء المدير بدون موعد سابق. ويتم اخذ موعد اللقاء عادة بالهاتف دون تدخل السكرتير في ذلك

2- موظفو الإدارة ومرؤوسو المدير في العمل:
ويشمل ذلك مجموعة الموظفين الذين يعملون تحت إشراف المدير، ورئاسته لهم، وتختلف لقاءات المدير لكل منهم طبقا لما يلي:

أ- حالة طلب الموظفين لمتابعة نتائج عمله، ومستوى الأداء أو تقديم تقرير يتعلق بالعمل وظروفه، يتم اللقاء مباشرة عن طريق استدعاء الموظف بواسطة السكرتير بدون موعد مسبق.

ب- عند رغبة أحد موظفي الإدارة مقابلة المدير لأمر شخصي يتعلق بالموظف نفسه (تقديم التماس ترقية، إجازة، عرض وجهة نظر خاصة بالعمل..الخ) ففي تلك الحالة: يتعين على السكرتير معاملة زملائه في العمل بكل ود واحترام متبادل حتى تسود روح التعاون بين الجميع داخل الإدارة، وعلى السكرتير تقديم العون له، عن طريق تحديد ميعاد مناسب لمديره لان لا يؤدي إلى ضياع الوقت.

ثانيا: رجال الإعلام والصحافة:

قد يرغب رجال الإعلام والصحافة في القيام بزيارة لمدير المؤسسة للأسباب التالية:

أ- أخذ حديث صحفي من المدير يتعلق بوجهة نظره في موضوع معين وله صلة بنشاط المنشأة.

ب- رغبة المدير في عمل دعاية معينة لمنتجات المنشأة التي يعمل بها

ج- محاولة أحد رجال الإعلام التردد على المؤسسة سرا بهدف جمع معلومات صحفية عن موضوع معين يتعلق بعمل المنشأة.

فيتعين الإدراك بان رجال الإعلام أذكياء يبحثون عن الأخبار الصحفية القابلة للنشر، ويتعين على السكرتير الحذر وعدم التحدث أثناء وجودهم في المؤسسة في أمور تتعلق بأعمال المؤسسة، إضافة إلى ضرورة إظهار الاهتمام بهم بلباقة وإخطار العاملين بالحذر أثناء التعامل معهم. ثم إخبار المدير واخذ رأيه قبل التصرف التلقائي حتى لا يحدث خطأ يؤثر على سمعة المؤسسة.

ثالثا: الباحثون عن وظائف:

يجب على السكرتير أن يعلم جيدا أن طالبي الوظائف ينقسمون إلى قسمين:

القسم الأول:
المترددون على المؤسسة للبحث عن وظيفة شاغرة وعلى السكرتير توجيههم إلى قسم الشئون الإدارية.

القسم الثاني:
الذين تقدموا بطلبات سابقة لشغل بعض الوظائف وحدد لهم موعد للمقابلة، ومعظم هذه المقابلات تتم بوجود المدير شخصيا لإجراء المقابلة واختيار الأفضل من بين المتقدمين.